ในหลายองค์กร งานด้านบัญชีและการเงินยังคงมีลักษณะเป็นงานซ้ำ ๆ ที่ต้องใช้ความละเอียดสูง
หนึ่งในนั้นคือ “การจัดทำใบคำขอชำระเงินรายเดือน” ซึ่งต้องจัดการข้อมูลจำนวนมากภายในเวลาจำกัด
กรณีศึกษานี้สะท้อนให้เห็นว่า งานที่เคยใช้เวลานานถึง 2 สัปดาห์ สามารถลดเหลือเพียง 3 วันได้
ด้วยการนำ RPA เข้ามาช่วยปรับกระบวนการทำงาน
ลักษณะของปัญหาในงานจริง
การจัดทำใบคำขอชำระเงินให้กับหน่วยงานจำนวนมาก (เช่น หลายสิบหรือหลายร้อยรายการต่อเดือน)มักมีขั้นตอนที่ซ้ำกัน เช่น
- การดึงข้อมูลจากไฟล์ Excel
- การคำนวณตัวเลขตามเงื่อนไข
- การจัดทำเอกสาร
- การส่งอีเมลแจ้งผล
แม้จะดูเป็นงานพื้นฐาน แต่เมื่อมีปริมาณมาก จะกลายเป็นภาระที่ใช้เวลานานและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดนอกจากนี้ ยังพบปัญหาสำคัญ เช่น
- งานพึ่งพาคนเฉพาะทาง หรือ เกิดภาวะ “งานติดคน”
- มีความเสี่ยงจาก Human Error
- ยากต่อการปรับเปลี่ยนเมื่อมีเงื่อนไขใหม่
- การส่งต่องานทำได้ยาก
RPA จะช่วยแก้ปัญหาได้อย่างไร?
เบื้องต้น Robotic Process Automation (RPA) คือการใช้ซอฟต์แวร์เข้ามาจำลองการทำงานของมนุษย์ในระบบคอมพิวเตอร์ โดยเหมาะกับงานที่มีขั้นตอนชัดเจน ทำซ้ำเป็นประจำ และใช้กฎหรือเงื่อนไขในการตัดสินใจ
ตัวอย่างงานที่ Robotic Process Automation (RPA) สามารถทำได้ เช่น การเปิดและดึงข้อมูลจาก Excel การคำนวณตามสูตรหรือเงื่อนไข การกรอกข้อมูลลงในระบบ การสร้างไฟล์เอกสาร และการส่งอีเมลตามรายการ โดยข้อสำคัญคือ RPA สามารถทำงานตามขั้นตอนเดิมได้ โดยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนระบบทั้งหมดขององค์กร
ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นหลังใช้ RPA
เมื่อมีการนำ RPA เข้ามาปรับใช้ในกระบวนการ
งานที่เคยใช้เวลาประมาณ 2 สัปดาห์
สามารถลดลงเหลือเพียงประมาณ 3 วัน (รวมการเตรียมงาน)
นอกจากเรื่องเวลา ยังเกิดการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ ได้แก่
- ลดงานซ้ำ ๆ ที่ต้องทำด้วยมือ
- ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์
- เพิ่มความสม่ำเสมอของงาน
- ลดภาระและความกดดันของผู้ปฏิบัติงาน
- ทำให้งานสามารถส่งต่อได้ง่ายขึ้น
มากกว่าแค่ “เร็วขึ้น” คือ “เป็นระบบมากขึ้น”
สิ่งที่เห็นได้ชัดจากการใช้ Robotic Process Automation (RPA) ไม่ใช่แค่ความเร็วในการทำงาน แต่คือการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจาก “งานที่พึ่งพาคน” ไปสู่ “งานที่พึ่งพาระบบ” เมื่อกระบวนการถูกกำหนดอย่างชัดเจนและสามารถทำซ้ำได้ องค์กรจะสามารถลดความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลงบุคลากร ปรับปรุงหรือขยายกระบวนการได้ง่ายขึ้น และรักษาคุณภาพของงานได้อย่างต่อเนื่อง
บทบาทของมนุษย์ในยุคที่มี RPA
การนำ RPA มาใช้ ไม่ได้หมายถึงการแทนที่คน แต่เป็นการย้ายบทบาทของคนจาก “ผู้ทำงานซ้ำ ๆ” ไปสู่ “ผู้วิเคราะห์และตัดสินใจ”
งานที่ยังคงต้องอาศัยมนุษย์ ได้แก่
- การวิเคราะห์ข้อมูล
- การวางแผน
- การตัดสินใจเชิงธุรกิจ
- การปรับปรุงกระบวนการ
ในขณะที่งานที่เป็น Routine สามารถให้ระบบช่วยจัดการแทนได้
สรุป
RPA เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กร สามารถจัดการงานที่ซ้ำและมีปริมาณมากได้อย่างมีประสิทธิภาพจากงานที่เคยใช้เวลานาน มีความเสี่ยง และพึ่งพาคน สามารถเปลี่ยนเป็นกระบวนการที่รวดเร็ว แม่นยำ และเป็นระบบมากขึ้นซึ่งไม่เพียงช่วยลดภาระงาน แต่ยังช่วยให้องค์กรพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้ดียิ่งขึ้น
ปัจจุบันมีเครื่องมืออย่าง Michiru RPA ที่ออกแบบมาให้ใช้งานได้โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม
และสามารถทำงานร่วมกับ Excel หรือระบบเดิมได้ทันทีจึงเหมาะกับงานลักษณะเดียวกับในบทความนี้ ที่ต้องการลดงานซ้ำ ๆ โดยไม่ต้องรื้อระบบทั้งหมดใหม่
หากต้องการดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งาน
สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ 👉 https://thai.fakiki.com/pages/michiru_rpa
หรือหากต้องการทดลองแนวทางการใช้งานจริง สามารถนัดนำเสนอออนไลน์หรือเข้าพบได้ฟรี
รองรับการใช้งานทั้งภาษาไทย อังกฤษ และญี่ปุ่น
